Calendly ist ein Tool, mit dem Sie Termine planen, im Team koordinieren und Video-Calls durchführen können. Ihr Kunden und Interessenten können damit selbst passende Termine aus Ihrem Kalender wählen und buchen. Außerdem können Sie Anfragen durch Fragen im Buchungsprozess vorab qualifizieren.
Mit Superchat und Zapier oder Make können Sie meetergo mit wenigen Klicks mit WhatsApp verbinden. So können Sie zum Beispiel Terminbestätigungen und -erinnerungen automatisch per Messenger versenden und dadurch Ihre No-Show-Rate deutlich reduzieren.
Zudem verfügt meetergo über eine eigene Funktion, um bestehenden Kontakten personalisierte Einladungen zu senden, die sie in ihre Automatisierungen in Superchat integrieren können, um so noch effektiver mit Kunden zu kommunizieren.
Vorteile: Warum Sie Ihren Terminplaner mit WhatsApp integrieren sollten
WhatsApp, Facebook und Instagram sind die weltweit beliebtesten Apps und Kommunikationsdienste. Vor allem WhatsApp-Nachrichten sind für viele Unternehmen ein wichtiger direkter Kommunikationskanal zu ihren Kunden und ersetzen in vielen Fällen bereits fast vollständig die E-Mail.
Das liegt vor allem daran, dass Nachrichten über WhatsApp fast immer gelesen werden (98% Öffnungsrate) und das in der Regel innerhalb von weniger als einer Stunde. Zudem sind Messenger persönlicher als klassische Marketingkanäle und ermöglichen einen deutlich schnelleren Informationsaustausch.
Terminplaner wie meetergo gehören heute im Vertrieb und der Kundenbetreuung zu den wichtigsten Tools und zählen zu den häufigsten Integrationen mit WhatsApp. Sie ermöglichen es Ihnen beispielsweise automatisch Terminbestätigung und Erinnerungen zu versenden. Durch die hohe Öffnungsrate von Textnachrichten, insbesondere auch in kurzer Zeit, können Terminerinnerungen über Messenger wie WhatsApp die No-Show-Rate deutlich reduzieren.
Mit Superchat und Zapier können Sie zusätzlich Automatisierungen bauen, die eine Nachricht und den Kalenderlink, automatisch an Kontakte schicken, wenn diese nach einem Termin fragen oder einen Termin absagen. Mit meetergo können Sie diese Termineinladungen sogar personalisiert versenden, sodass Ihre Kunden nur noch einen Termin auswählen müssen.
Die Integration ermöglicht es auch, Kontaktdaten für WhatsApp und andere Kanäle in Superchat automatisch zu aktualisieren. Außerdem können Sie Superchat mit Ihrem CRM System Integrieren und meetergo und WhatsApp so vollständig in Ihre internen Prozesse integrieren.
Anleitung: So integrieren Sie meetergo mit WhatsApp, Instagram & Co.
Eine automatisierte Integration ihrer Terminbuchungen über meetergo mit WhatsApp, Instagram oder Facebook Messenger ist nur über die API möglich. Das bedeutet, Sie müssen entweder die APIs selbst anschließen oder Sie nutzen ein Tool, die nötigen APIs bereits integriert hat. Superchat verfügt beispielsweise über Integrationen mit Zapier und Make, wodurch Sie meetergo und über 5.000 weitere Tools in wenigen Klicks mit allen gängigen Messengern integrieren können.
Voraussetzungen für eine Integration mit WhatsApp
- Zugang zur WhatsApp Business API oder WhatsApp Cloud API oder einer Messaging-Plattform wie Superchat, die bereits über alle nötigen Integrationen verfügt
- Zugang zum meetergo Account, den Sie und/oder Ihr Team für Terminbuchungen nutzen
- Zugang zu Zapier oder Make.
Schritt-für-Schritt Anleitung für eine Integration mit Zapier
Die exakte Vorgehensweise ist immer abhängig vom gewünschten Automatisierungsprozess. In der folgenden Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Kontakt in Superchat nach einer Terminbuchung über meetergo eine Bestätigung über WhatsApp senden.
Wenn Sie Nachrichten an neue Kontakte versenden möchten, müssen Sie vorher immer sicher gehen, dass sie die Einwilligung des Nutzers haben über WhatsApp kontaktiert zu werden. In meetergo können Sie das zum Beispiel über entsprechende Frage während der Terminbuchung machen.
- Legen Sie die gewünschten Nachrichten als WhatsApp-Vorlage (Template) in Superchat an (https://intercom-help.eu/superx/de/articles/25035-get-started-whatsapp-vorlagen). (Das ist wichtig, da neue Kontakte über die WhatsApp API nur über bestätigte Vorlagen kontaktiert werden können.)
- Öffnen Sie Zapier und wählen Sie „Create“ > „Zap“ aus.
- Wählen Sie die meetergo App als Trigger mit dem Event „New Appointment“ aus.
- Optional: Wählen Sie im nächsten Schritt die App “Formatter by Zapier” mit dem Event “Date / Time” aus um das Format das Format des Termins anzupassen. Als Input wählen Sie den Termin (Scheduled Event Start Time) von meetergo aus und als wählen darunter das gewünschte Format für das Datum und Ihre Zeitzone aus. Dadurch wird das Datum auf Ihr bevorzugtes Format, zum Beispiel DD.MM.YYYY angepasst.
- Optional: Wählen Sie im nächsten Schritt nochmal die App “Formatter by Zapier” mit dem Event “Date / Time” aus um das Format das Format des Termins anzupassen. Als Input wählen Sie den Termin (Scheduled Event Start Time) von meetergo aus und als wählen darunter das gewünschte Format für die Uhrzeit und Ihre Zeitzone aus. Dadurch wird die Uhrzeit auf Ihr bevorzugtes Format, zum Beispiel HH:MM angepasst.
- Fügen Sie als nächsten Schritt die Superchat-App mit dem Event „Find a Contact“ hinzu. Im Menüpunkt „Action“ unter „Field“ wählen Sie das passende Kontaktattribut in Superchat (für WhatsApp-Kontakte die Telefonnummer) und im Feld „Value“ das entsprechende Ergebnis aus meetergo aus.
- Fügen Sie als nächsten Schritt die App “Paths by Zapier” hinzu. Der Workflow teilt sich automatisch in zwei Pfade.
- Wählen Sie als Regel für den ersten Pfad (Path A) den 2. Schritt “Find Contact in Superchat” mit dem Feld “Zap Search Was Found false” aus und darunter “(Boolean) Is false”.
- Fügen Sie dem Pfad einen weiteren Schritt mit der Superchat App und dem Event “Create Contact in Superchat“ hinzu und befüllen Sie die Felder der Kontaktattribute die jeweiligen Informationen aus meetergo.
- Fügen Sie erneut die Superchat App hinzu und wählen Sie das Event "Send WhatsApp Template". Im Menü "Action" befüllen Sie die Felder mit den relevanten Informationen. Als Telefonnummer wählen Sie die Nummer aus Ihrem meetergo und als Template Ihre WhatsApp-Vorlage aus Schritt 1.
- Wählen Sie als Regel für den zweiten Pfad (Path B) den 2. Schritt “Find Contact in Superchat” mit dem Feld “Zap Search Was Found false” aus und darunter “(Boolean) Is true”.
- Fügen Sie dem Pfad einen weitern Schritt mit der Superchat App und dem Event “Update Contact in Superchat“ hinzu und wählen Sie für die Kontaktattribute, die sie aktualisieren möchten, die jeweiligen Informationen aus meetergo.
- Fügen Sie erneut die Superchat App hinzu und wählen Sie das Event "Send WhatsApp Template". Im Menü "Action" befüllen Sie die Felder mit den relevanten Informationen. Als Telefonnummer wählen Sie die Nummer aus Ihrem meetergo-Formular oder Ihrem bestehenden Superchat Kontakt und als Template Ihre WhatsApp-Vorlage aus Schritt 1.
- Testen Sie die Schritte und veröffentlichen Sie anschließend den Zap (Off/On).
Künftig bekommen alle Kontakte, die bei Ihnen einen Termin über meetergo buchen, automatisch eine Bestätigung über WhatsApp. Wenn ein Kontakt schon in Superchat gespeichert ist, werden die Daten aktualisiert. Ansonsten wird ein neuer Kontakt erstellt.
Zusätzliche Anwendungsfälle und Tipps zur Integration meetergo mit WhatsApp finden Sie in unserem Webinar mit meetergo weiter oben.