Circle Health ist eine Praxis für ganzheitliche Gesundheit und funktionelle Medizin in Berlin. Ihr ganzheitliches Konzept verbindet traditionelle Heilmethoden mit modernsten medizinischen Therapien.
Angesichts der hohen telefonischen Auslastung musste eine Lösung gefunden werden. Terminbestätigungen und Kundensupport über WhatsApp Business brachten die notwendige Verbesserung. Seit März 2024 hat Circle Health nun seine Prozesse optimiert, dank der Integration über Zapier werden Terminbestätigungen nun vollautomatisch über Superchat versendet und die Kunden freuen sich über den schnellen und zielgerichteten Support direkt über WhatsApp.
So profitiert Circle Health von Superchat
- Komplett automatisierte Terminerinnerungen über Superchat’s Automation & Integration Features
- DSGVO-konforme WhatsApp-Chats über die WhatsApp Business API
- Unkompliziertes Einbinden von Superchat in das bestehende Software-System
Welche Aspekte haben Circle Health von Superchat überzeugt?
Im Trubel des Alltags geht schnell mal ein vereinbarter Termin unter. Dessen ist sich Circle Health auch bewusst, das aber einfach so hinzunehmen ist für sie aber keine Option.
Als ersten Ansatz versuchte man, über Terminbestätigungen via E-Mail und Erinnerungen per SMS die vereinbarten Termine wieder ins Gedächtnis der Kunden zu rufen. Die No-Show Quote würde dadurch leider nicht ausreichend verringert werden.
Auch das Problem der hohen Telefonauslastung bestand weiterhin. Kunden meldeten sich regelmäßig bei kleinen Unsicherheiten und einfachen Fragen per Telefon, was dazu führte, dass mehrere Mitarbeiter*innen völlig vom Telefonieren eingenommen wurden.
Auf der Suche nach einer modernen Form der Kundenkommunikation, die diese Probleme lösen könnte, stieß Circle Health schnell auf Whatsapp Business.
Auf der Suche nach dem richtigen Anbieter konnte Superchat dann überzeugen: Durch die Nutzung der Automation- und Integrations-Features kann Circle Health die Terminerinnerungen vollständig automatisieren und durch die Einbindung verschiedener Kanäle die Telefonauslastung drastisch reduzieren.
Seit März 2024 ist Whatsapp Business nun im Einsatz bei Circle Health und die Kunden sind begeistert, was sich auch an den über 2000 eingegangenen Nachrichten auf Whatsapp und Instagram seitdem zeigt.
Superchat Erfolgsindikatoren
- Telefonauslastung um 50 % geringer seit Superchat Implementierung
- Öffnungsraten von nahezu 100%
- Erreichbar über die wichtigsten Kommunikationskanäle
So nutzt Circle Health Superchat
Automatische Terminerinnerungen
Mit der Buchung eines Termins im internen System von Circle Health wird direkt ein ausgeklügelter Prozess in Gang gesetzt. Durch die Integration mit Zapier wird direkt nach der Buchung eine Terminbestätigung per Whatsapp verschickt - vollautomatisch.
Einen Tag vor dem Termin wird dann eine Terminerinnerung ausgelöst, bei der der Kunde die Möglichkeit hat, den Termin gegebenenfalls noch einmal zu verschieben.
Durch die Implementierung von Superchat konnte Circle Health den Buchungsprozess deutlich vereinfachen und modernisieren sowie die No-Show-Rate reduzieren.
Die Automatisierungs- und Integrationsmöglichkeiten von Superchat sind nahezu unbegrenzt. Durch die direkte Anbindung an Zapier und Make ermöglicht Superchat die nahtlose Integration von mehr als 6000 anderen Tools wie Hubspot, Calendly, Google Workspace etc. Gekoppelt mit dem Automation Feature von Superchat können so Standardanfragen vollautomatisch beantwortet oder Geburtstagsgrüße automatisiert verschickt werden.
Direkter Kundensupport per WhatsApp und Instagram
Die Praxis nutzt Superchat aber nicht nur, um Terminbestätigungen und Erinnerungen zu versenden. Mit WhatsApp und Instagram bietet das Team den Patienten zwei neue, intuitive Kanäle.
Um den Kontakt über den Messenger so einfach wie möglich zu gestalten, finden Patienten die Nummer direkt auf der Homepage von Circle Health. Über einen Click-to-Chat-Button gelangen Besucher der Website direkt in den Chat mit der Praxis, können Fragen stellen oder eine Terminanfrage senden.
Eingehende Nachrichten werden in einer universellen Inbox gesammelt. Die Inbox bietet einen zentralen Ort, um Nachrichten, die über WhatsApp, Instagram oder E-Mail eingehen, zu organisieren. Die Kommunikation ist übersichtlich und Nachrichten gehen nicht mehr verloren.
Hier können mehrere Mitarbeitende gleichzeitig agieren. Nachrichten werden Teammitgliedern zugeordnet, mit Labels versehen und bei Bedarf mit Notizen ergänzt.
Der Aufwand für verschiedene Kommunikationskanäle gehört der Vergangenheit an. Superchat fungiert als zentrale Kommunikationsschnittstelle und erleichtert den täglichen Kontakt mit den Patienten sowie die Terminvereinbarung und -vergabe.