Sind Voicebots die Zukunft im Kundenservice? Ein moderner Kundenservice muss schnell, effizient und jederzeit verfügbar sein. Gleichzeitig können sich viele Unternehmen die Personalkosten für einen telefonischen Kundensupport nicht leisten. Genau hier setzen die Lösungen von Bots4You und Superchat an. Gemeinsam ermöglichen sie Unternehmen, ihre Kundenkommunikation mit KI-Voicebots und WhatsApp-Integration zu automatisieren und gleichzeitig persönlich zu gestalten.
Was ist ein Voicebot?
Ein Voicebot ist ein digitaler, künstlich intelligenter Telefonassistent. Er kommuniziert in natürlicher Sprache mit Anrufern, versteht individuelle Fragen und reagiert eigenständig. Im Gegensatz zu klassischen Telefonanlagen oder automatischen Ansagen ist der Voicebot in der Lage, komplette Dialoge zu führen. Er kann Informationen bereitstellen, Schadensmeldungen aufnehmen, Tickets erstellen oder Anrufe an die zuständige Abteilung weiterleiten. Dadurch erhalten Kunden sofortige Antworten, ohne Wartezeiten.
Wie funktionieren Voicebots?
Voicebots basieren auf Technologien wie Spracherkennung, künstlicher Intelligenz und Natural Language Processing. Sobald ein Anruf eingeht, analysiert der Bot das Gespräch in Echtzeit. Die KI erkennt Schlüsselbegriffe und den Kontext des Gesprächs und ordnet das Anliegen richtig ein. Danach antwortet der Voicebot, stellt Rückfragen oder führt eine definierte Aktion aus. Zusätzlich lernt das System kontinuierlich dazu. Über Analysefunktionen wird sichtbar, welche Dialoge gut funktionieren und wo noch Optimierungspotenzial besteht.
Vorteile von KI-Voicebots
Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Ob Immobilienbranche, Dienstleister oder E-Commerce, Voicebots lassen sich flexibel einsetzen. Sie übernehmen Schadensmeldungen, wickeln Terminbuchungen ab oder beantworten Produktanfragen vollständig automatisiert.
Durch den Einsatz von Voicebots werden Mitarbeiter entlastet und gleichzeitig Kosten reduziert. Standardanfragen lassen sich automatisch abdecken, sodass sich Teams auf komplexere Anliegen konzentrieren können.
Welche Software wird für Voicebots benötigt?
Um Voicebots effizient einzusetzen, sollten sie mit einer Messaging-Lösung verbunden werden, sodass alle relevanten Kanäle nahtlos abgedeckt und zentral verwaltet werden können.
Bots4You stellt KI-basierte Voicebots bereit, die sich ohne Programmierkenntnisse über eine No-Code-Plattform individuell gestalten lassen. Die Voicebots unterstützen über 120 Sprachen sowie verschiedene Stimmen und Akzente. Bei Bedarf kann sogar eine eigene Stimme integriert werden.
Superchat bündelt alle Kommunikationskanäle wie WhatsApp, E-Mail, Website-Chat und Telefon zentral. Nach einem Telefonat mit dem Voicebot können automatisch WhatsApp-Nachrichten oder E-Mails versendet werden. Dadurch wird eine kanalübergreifende Kommunikation gewährleistet.
Durch die Kombination beider Systeme erhalten Unternehmen eine vollständig integrierte, effiziente Kommunikationslösung.
Integration von Superchat und Bots4You
Bevor der eigene Voicebot konfiguriert wird, erfolgt die technische Integration von Bots4You und Superchat. Diese umfasst fünf Schritte:
1. Voicebot-Telefonnummer bereitstellen
Bots4You stellt dem Unternehmen eine eigene Telefonnummer zur Verfügung. Diese kann entweder als neue Service-Nummer genutzt oder in die bestehende Telefonanlage eingebunden werden. Anrufe auf dieser Nummer werden automatisch an den Voicebot weitergeleitet.
2. Voicebot übernimmt das Gespräch
Der Voicebot nimmt eingehende Anrufe entgegen, erkennt das Anliegen, beantwortet häufig gestellte Fragen oder leitet Informationen weiter. Gleichzeitig erfasst und klassifiziert er relevante Kundendaten wie Name, Anliegen oder Kontaktdaten.
3. Übergabe der Daten an Superchat
Die vom Voicebot gesammelten Informationen werden an Superchat übermittelt. Dies kann per E-Mail oder über direkte Schnittstellen wie Webhooks und APIs erfolgen.
4. Automatisierung in Superchat
Superchat verarbeitet die übermittelten Daten weiter. Abhängig vom Anwendungsfall können automatisch Aktionen ausgelöst werden, zum Beispiel das Versenden einer WhatsApp-Nachricht, das Erstellen eines Tickets oder die Benachrichtigung eines Mitarbeiters.
5. Zentrale Steuerung aller Kanäle
Alle weiteren Kundenkontakte über Kanäle wie WhatsApp, E-Mail oder Chat werden zentral in Superchat gesteuert. Unternehmen behalten jederzeit den Überblick über den gesamten Kommunikationsverlauf.
In neun Schritten zum eigenen Voicebot
Nach der Integration folgt die individuelle Erstellung und Einrichtung des Voicebots. Dieser Prozess besteht aus neun Schritten:
1. Ziel und Anwendungsfall definieren
Im ersten Schritt wird der konkrete Einsatzzweck des Voicebots festgelegt. Typische Anwendungsfälle sind die Beantwortung häufig gestellter Fragen, das Entgegennehmen von Schadensmeldungen oder die Abwicklung von Terminvereinbarungen. Eine klare Zielsetzung vereinfacht den weiteren Aufbau.
2. Inhalte sammeln und aufbereiten
Für den Voicebot werden relevante Informationen wie FAQs, Website-Inhalte, Dokumente oder interne Handbücher strukturiert zusammengestellt. Diese dienen als Wissensbasis für die späteren Antworten des Bots.
3. Dialogflüsse erstellen
Mit der No-Code-Plattform von Bots4You lassen sich individuelle Gesprächsabläufe gestalten. Hier werden Begrüßungstexte, Antwortoptionen, Entscheidungswege und eventuelle Weiterleitungen definiert.
4. KI trainieren
Die künstliche Intelligenz wird mit den gesammelten Inhalten trainiert. Durch moderne Spracherkennung und Natural Language Processing erkennt der Voicebot variierende Formulierungen und versteht den Kontext zuverlässig.
5. Integration in Kommunikationskanäle
Der Voicebot wird in die gewünschten Kanäle eingebunden. Über Superchat lassen sich verschiedene Kommunikationskanäle wie WhatsApp, Telefon, Website-Chat oder Facebook Messenger zentral verwalten. Auch die zuvor bereitgestellte Telefonnummer wird hier integriert.
6. Sprache, Stimme und Tonalität festlegen
Unternehmen wählen eine passende Stimme und legen den gewünschten Kommunikationsstil fest. Auf Wunsch kann auch eine eigene Unternehmensstimme verwendet werden.
7. Testphase durchführen
Vor dem Livegang wird der Voicebot umfassend getestet. Es wird überprüft, ob alle Dialoge korrekt funktionieren, Anliegen richtig erkannt werden und der Ablauf reibungslos ist. Anpassungen sind jederzeit möglich.
8. Livegang
Nach erfolgreicher Testphase wird der Voicebot freigeschaltet. Ab diesem Moment übernimmt er eigenständig den telefonischen Kundenkontakt.
9. Analyse und kontinuierliche Optimierung
Auch nach dem Start wird der Voicebot fortlaufend weiterentwickelt. Über integrierte Analysefunktionen können die Art und Anzahl der Anfragen ausgewertet, häufige Themen identifiziert und der Voicebot gezielt verbessert werden.
Fazit: Mehr Effizienz dank Voicebots
Die Integration von Bots4You und Superchat bietet Unternehmen eine ideale Möglichkeit, den Kundenservice nachhaltig zu verbessern und den Anforderungen der digitalen Kommunikation gerecht zu werden, sei es bei der Bearbeitung von Anfragen, der Terminvereinbarung oder der Automatisierung wiederkehrender Abläufe.
Der Voicebot übernimmt rund um die Uhr Standardanfragen, entlastet das Serviceteam und senkt die Kosten. Gleichzeitig ermöglicht Superchat die zentrale Steuerung aller Kommunikationskanäle. So bleibt der persönliche Kontakt erhalten, während die Kundenkommunikation flexibel und problemlos skalierbar ist.
