Terminplanung über WhatsApp: So einfach geht’s!

WhatsApp eignet sich nicht nur für den Kundenservice, sondern auch für die Terminplanung. Mit automatisierten Nachrichten können Unternehmen Termine bestätigen, verschieben oder erinnern und so verpasste Termine deutlich reduzieren. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie die WhatsApp Business API nutzen können, um mehr Buchungen zu bekommen und wie Sie diese schnell und effizient bearbeiten können. Entweder mit Vorlagen oder vollständig automatisiert.

Warum eignet sich WhatsApp zur Terminvergabe?

WhatsApp ist für viele Menschen der bevorzugte Kommunikationskanal – auch im Kontakt mit Unternehmen. Mit der WhatsApp Business API können Unternehmen den Messenger datenschutzkonform nutzen und nahtlos in ihre Prozesse integrieren.

Vorteile der WhatsApp-Terminplanung:

• Ihre Kundinnen und Kunden nutzen WhatsApp bereits täglich.
• Termine lassen sich bequem und ohne zusätzliche App buchen.
• Automatisierte Erinnerungen reduzieren No-Shows.
• Der Prozess spart Zeit und sorgt für ein reibungsloses Kundenerlebnis.

Eine Studie der Universität Lübeck zeigt: Fast 70 Prozent der verpassten Termine werden schlichtweg vergessen. Eine rechtzeitige Erinnerung per WhatsApp kann das verhindern.

Mehr Termine über WhatsApp vereinbaren

Der erste Schritt der Terminplanung ist die Terminbuchung. Aber wie bringt man Kunden dazu, über WhatsApp einen Termin zu buchen?

Neue Termine über WhatsApp generieren

Es gibt verschiedene Wege, um Kunden auf WhatsApp zu verweisen. Der wohl wichtigste führt über die Website des Unternehmens. WhatsApp Business kann dort über verschiedene Wege eingebunden werden:

• Wa.me Link
• WhatsApp QR Code
• WhatsApp Chat Button
• Webchat

Der WhatsApp QR-Code kann auch vor Ort genutzt werden, z.B. im Geschäft oder auf Visitenkarten und Broschüren. Sobald Personen den Code einscannen, wird ein Chat mit dem Unternehmensaccount geöffnet. Dort kann eine vorgefertigte Nachricht hinterlegt werden, die von den Kunden direkt versendet werden kann.

Termine bestätigen und automatisch erinnern

Mit WhatsApp lassen sich nicht nur Termine buchen, sondern auch gezielt nachverfolgen. Durch automatisierte Nachrichten können Sie:

• eine Terminbestätigung direkt nach der Buchung versenden
• an bevorstehende Termine erinnern
• Kundinnen und Kunden die Möglichkeit geben, Termine zu bestätigen, verschieben oder absagen

Der gesamte Ablauf kann automatisiert werden – von der Terminbuchung über Tools wie Calendly oder meetergo bis zur WhatsApp-Erinnerung am Vortag.

Kundentermine über die WhatsApp Business API und Superchat

Superchat gibt Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Termine mit Ihren Kunden über WhatsApp zu vereinbaren. Neben praktischen WhatsApp Vorlagen haben Sie die Möglichkeit, via Zapier weitere Automationen zu erstellen.

WhatsApp Terminplanung mit Vorlagen

Mit Superchat können Sie Vorlagen verwenden, die Sie schnell verschicken können, um Ihre Kunden an Termine zu erinnern.

Wie bereits erwähnt wurde, ist das Vergessen eines Termins der häufigste Grund dafür, dass Kunden oder Patienten nicht erscheinen. WhatsApp Business ermöglicht das einfache und automatisierte Versenden von Terminerinnerungen oder Updates zum bevorstehenden Termin. Mit Superchat können Sie personalisierte Vorlagen erstellen und über WhatsApp an Kontakte versenden.

3 Methoden für die automatisierte WhatsApp Terminplanung

Bei einem hohen Nachrichtenvolumen ist eine Automatisierung der Kundenkommunikation sinnvoll. Je nach Bedarf und technischer Erfahrung bieten sich unterschiedliche Ansätze zur Integration von WhatsApp in Ihren Terminplanungsprozess:

1. Schneller Einstieg mit vorgefertigter Automation (für Einsteiger)

Superchat bietet eine vollständig vorbereitete Vorlage zur Terminplanung. Sie enthält:

• Automatische Terminbestätigung per WhatsApp
• Buttons zur Terminbestätigung, -verschiebung oder -stornierung
• Eine Terminerinnerung am Vortag

Vorteile: Schnell eingerichtet, kein technisches Know-how nötig, ideal für kleine Teams.

2. Automatisierung mit Zapier oder Make (für Fortgeschrittene)

Nutzen Sie Tools wie Zapier oder Make, um Terminbuchungen über Plattformen wie Calendly oder meetergo mit Superchat zu verbinden. So können automatisch Nachrichten versendet und Daten wie Datum oder Name dynamisch eingefügt werden. Außerdem gibt es eine direkte HubSpot Integration, sodass Sie auch das Terminbuchungstool von HubSpot mit Superchat verbinden können.

Typische Abläufe:

• Terminbuchung → automatische WhatsApp-Bestätigung
• Zeitversetzte Nachricht → Terminerinnerung 24 h vorher

Vorteile: Flexibel, anpassbar, kein Programmieren nötig, ideal für Teams mit wiederkehrenden Prozessen.

3. Individuelle Automationen mit Webhooks und Superchat (für Profis)

Für komplexe Workflows mit vielen Bedingungen eignet sich der Superchat Automations-Builder in Kombination mit Webhooks. Hier bestimmen Sie jeden Schritt selbst – vom Trigger über die Nachricht bis zum Folgeschritt nach Klick auf einen Button.

Vorteile: Maximale Kontrolle, voll individualisierbar, perfekt für skalierende Unternehmen.

Fazit: Einfache Terminplanung mit Superchat

WhatsApp ist der direkte Draht zu Ihren Kundinnen und Kunden und ideal für die Terminplanung. Mit Superchat automatisieren Sie Buchung, Bestätigung und Erinnerung ganz ohne Mehraufwand. Das Ergebnis: weniger verpasste Termine, zufriedenere Kundinnen und Kunden und effizientere Abläufe.

Mit Superchat lassen sich individuelle oder vorkonfigurierte Lösungen schnell umsetzen. Egal ob über Vorlagen, Integrationen mit Tools wie Zapier und Calendly oder über vollständig anpassbare Automationen. Für jedes Unternehmen gibt es den passenden Weg und wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung.

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Christina Wendt

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Senior Content & Brand Manager, Superchat

Christina ist Messaging Expertin und bei Superchat für die Themen Brand & Content zuständig. Abgesehen davon kennt sie sich bestens in der Berliner Food-Szene aus.