Die zunehmende Digitalisierung setzt Versicherungsmakler immer stärker unter Druck. Laut einer Datenabfrage der GDV wurden im Jahr 2023 bereits 19,1 Prozent aller Versicherungen vollständig digital und ohne menschliche Beratung abgeschlossen. Der Anteil liegt bei standardisierten Versicherungen wie Kfz-Versicherungen mit 24,4 Prozent sogar noch höher und die Tendenz ist steigend.
Die gute Nachricht ist, dass die Digitalisierung auch eine riesige Chance für Versicherungsmakler ist. Ein Großteil der Kundenkommunikation und der Arbeitsprozesse kann gebündelt und automatisiert werden, sodass die Reaktionsgeschwindigkeit steigt und der Arbeitsaufwand erheblich sinkt.
Das beste Beispiel hierfür ist die Lead-Bearbeitung, die zum großen Teil automatisiert über Online-Formulare und Automatisierungen erfolgen kann. Dies ist deutlich schneller als die telefonische Abfrage oder die Abfrage per E-Mail. Dadurch sinkt nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern es steigt auch die Kundenzufriedenheit und die Anzahl der Abschlüsse.
In diesem Artikel werden vier Softwarelösungen vorgestellt, die den gesamten Verkaufsprozess von der Anfrage bis zur erfolgreichen Vertragsunterschrift automatisieren. Für jede Softwarelösung werden drei Optionen vorgestellt und hierbei werden die Bewertungen von Google (Stand November 2024) herangezogen.
1. Kommunikationsplattformen
Die Zeiten, in denen die gesamte Kommunikation über Telefon und E-Mail abgewickelt wurde, sind vorbei. Heutzutage verbringen die meisten Menschen ihre Freizeit auf WhatsApp, Instagram und Facebook und möchten dort auch mit Unternehmen kommunizieren.
Versicherungsmakler können von dieser Entwicklung profitieren, indem sie ihren (potenziellen) Kunden so viele Kontaktmöglichkeiten wie möglich bieten. Der mit Abstand wichtigste Kommunikationskanal ist dabei WhatsApp mit 60 Millionen Nutzern in Deutschland.
Die Nutzung mehrerer Plattformen kann jedoch schnell im Chaos enden, da Nachrichten leicht verloren gehen und die Zuordnung im Team nicht immer eindeutig ist. Deshalb scheuen sich viele Versicherungsmakler davor, auf Plattformen wie WhatsApp, Instagram und Facebook aktiv zu werden.
Für dieses Dilemma gibt es jedoch eine einfache Lösung. Kommunikationsplattformen wie Superchat bündeln die Nachrichten von mehreren Plattformen in einem universellen Posteingang. Dieser Posteingang kann für alle Mitarbeiter freigegeben werden, damit das gesamte Team stets einen guten Überblick über die Kommunikation hat.
Zusätzlich sind diese Plattformen datenschutzkonform, was bei der WhatsApp Business App zum Beispiel nicht der Fall ist.
Kommunikationsplattformen wie Superchat sind nicht nur datenschutzkonform, sondern auch revisionssicher. Das bedeutet, dass alle Nachrichten automatisch abgespeichert werden, sodass es im Beschwerdefall immer eine klare Sachlage gibt. Zum Beispiel, wenn ein Kunde im Chat eine Versicherung ablehnt und für diese Versicherung später eine Schadensmeldung einreicht.
Kommunikationsplattformen sind nicht nur sinnvoll, um mehr Kundenanfragen zu bekommen, sondern auch, um den Beratungsprozess zu beschleunigen und Bestandskunden zu betreuen. Unterhaltungsstarter, automatisierte Geburtstagsgrüße und WhatsApp Newsletter mit Angeboten erhöhen die Kundenbindung.
Die Öffnungsraten von WhatsApp Newslettern (ca. 85-95 %) sind dabei deutlich höher als von klassischen E-Mail-Newslettern (ca. 20-30 %), da WhatsApp ein neuer Marketingkanal ist, der noch nicht überlaufen ist. Somit kann ein beliebtes Angebot in einem WhatsApp Newsletter durch die höhere Fallabschlussrate bereits die gesamten monatlichen Kosten für eine Kommunikationsplattform abdecken.
Im Folgenden werden drei Kommunikationsplattformen kurz vorgestellt.
1.1. Superchat (4,9 Sterne, Google Bewertungen)
Superchat sitzt in Berlin und seit 2020 konzentrieren wir uns darauf, unseren Kunden die beste Kommunikationsplattform zur Verfügung zu stellen.
Superchat hebt sich durch seinen ganzheitlichen Ansatz von der Konkurrenz ab: Neben der Kommunikation auf mehreren Kanälen (E-Mail, WhatsApp, Facebook, Instagram, Telegram, Live-Chat) bietet Superchat auch eine starke Integrationsfähigkeit und einen engagierten Kundensupport, der Sie bei der Einrichtung und bei technischen Fragen unterstützt.
Dieses Gesamtpaket überzeugt bereits mehr als 5.000 zufriedene Kunden und hat Superchat zum bestbewerteten WhatsApp Marketing Tool (Q4/24) auf OMR Reviews verholfen. Superchat hat auf Google eine Bewertung von 4,9 Sternen, basierend auf 429 Bewertungen.
Mit Superchat können automatisierte Bewertungseinladungen (Google Bewertungen, ProvenExpert, Facebook etc.) verschicken werden, um das Unternehmensprofil zu verbessern.
Superchat in der Praxis
Hier sind drei Beispiele, wie die Allianz Generalvertretung Völker Finance Superchat bereits erfolgreich nutzt.
1. Effiziente Bearbeitung von Kundenanfragen und Dokumentation Versicherungsagenturen können mit Superchat WhatsApp Business DSGVO-konform auf mehreren Geräten nutzen und Nachrichten über den universellen Posteingang effizient verwalten. Funktionen wie Labels und Zuweisungen ermöglichen es, Anfragen strukturiert zu bearbeiten und den richtigen Sachbearbeitern zuzuweisen. Nicht manipulierbare Konversationen erleichtern die Einhaltung der Dokumentationspflicht.
2. Automatisierte Lead-Bearbeitung Superchat kann mit Tools wie Zapier integriert werden, um Prozesse zu automatisieren. Neue Leads aus Datenbanken oder Formularen (z. B. Google Forms) werden automatisch ins System aufgenommen und über WhatsApp kontaktiert. Dies minimiert Verzugszeiten im Vertrieb und optimiert die Erstansprache potenzieller Kunden.
3. Versand von Unternehmens-Updates per WhatsApp-Newsletter Versicherer können mit Superchat DSGVO-konforme WhatsApp-Newsletter nutzen, um Kunden schnell und unkompliziert über relevante Updates, neue Tarife oder Unternehmensmeldungen zu informieren. Diese Newsletter bieten eine effiziente und moderne Alternative zu klassischen E-Mails oder WhatsApp-Gruppen.
1.2. Userlike (4,7 Sterne, Google)
Das Kölner Unternehmen Userlike ist als Anbieter für Live-Chat-Software gestartet und hat sich seitdem kontinuierlich weiterentwickelt. Der Schwerpunkt liegt jedoch immer noch auf Kundenservice und Marketing spielt eine untergeordnete Rolle.
Mit einem Preis von 130 Euro für den Team-Plan liegt Userlike deutlich über dem vergleichbaren Basic-Plan von Superchat für 89 Euro. Darüber hinaus sind WhatsApp Newsletter bei allen Plänen nur als kostenpflichtiges Add-On erhältlich, während sie bei Superchat bereits in der kostenlosen Version enthalten sind. Zusätzlich wird für jede WhatsApp-Nachricht eine Bearbeitungsgebühr von 0,01 Euro berechnet, die auf die Meta-Gebühren aufgeschlagen wird.
Deshalb ist Userlike vor allem für Unternehmen attraktiv, die den Live-Chat auf ihrer Website als wichtigsten Kommunikationskanal nutzen. Userlike hat auf Google eine Bewertung von 4,7 Sternen, basierend auf 214 Bewertungen.
1.3. Mateo (4,6 Sterne, Google)
Mateo ist eine zuverlässige Messaging-Software aus Berlin, die sich speziell an KMUs richtet. Es werden zwar die wichtigsten Messaging-Kanäle abgedeckt, allerdings fehlt aktuell eine entscheidende Funktion: Ein Chatbot, der die Automatisierung des Kundensupports ermöglicht.
Auf den ersten Blick erscheint Mateo preislich attraktiv, doch es lohnt sich, genauer hinzuschauen. Automatisierte WhatsApp-Kampagnen wie Geburtstagsgrüße sind erst ab dem Business-Plan für 269 Euro erhältlich – eine Funktion, die bei Superchat bereits im Basic Tarif für 79 Euro verfügbar ist.
Dieses Beispiel verdeutlicht, wie wichtig es ist, die Anforderungen des eigenen Unternehmens genau mit den Funktionen der WhatsApp-Marketing-Tools abzugleichen. Mateo hat auf Google eine Bewertung von 4,6 Sternen, basierend auf 102 Bewertungen. Mateo hat somit deutlich weniger Bewertungen als Superchat.
2. Kundenmanagement-System
Ein Kundenmanagement-System, auf Neudeutsch Customer Relationship Management (CRM), ist eine Datenbank aller (potenziellen) Kunden. Diese Datenbank kann dafür genutzt werden, um Kundendaten zentral zu speichern, Verkaufsprozesse zu verwalten, Marketingmaßnahmen zu koordinieren und den Kundenservice zu optimieren. Hier sind drei konkrete Beispiele, wie ein Kundenmanagement-System für die Kundenverwaltung und -segmentierung genutzt werden können:
-
Eine zentrale Kundendatenbank ermöglicht es, alle relevanten Informationen zu speichern und übersichtlich zu verwalten. Sie bietet eine strukturierte Grundlage, um jederzeit auf die wichtigsten Daten (Versicherungsverträge, Schadenfälle etc.) zugreifen zu können.
-
Durch die Segmentierung können Kunden in spezifische Gruppen eingeteilt werden. Dies schafft die Basis, um individuelle Bedürfnisse besser zu verstehen und gezielte Angebote zu erstellen.
-
Die Historie bietet einen umfassenden Rückblick auf alle bisherigen Vorgänge (z. B. Vertragsabschlüsse). Sie sorgt für Transparenz und erleichtert die Organisation von Aufgaben und Prozessen.
Und das ist nur ein kleiner Ausschnitt der Möglichkeiten. Kommunikationsplattformen wie Superchat enthalten bereits ein einfaches Kundenmanagement-System, da die gesamte Kommunikation zentral an einem Ort gespeichert wird und die Kundendaten mit Labels und Notizen versehen werden können. Somit ist Superchat eine gute Option für kleine Versicherungsagenturen, die ein einfaches und unkompliziertes Kundenmanagement-System nutzen möchten.
Im Folgenden werden drei Kundenmanagement-Systeme vorgestellt. Bei den CRM-Programmen werden OMR Bewertungen herangezogen, weil es nicht so viele Google Bewertungen gibt.
2.1. Pipedrive (4,2 Sterne, OMR)
Pipedrive ist ein benutzerfreundliches CRM-System aus Estland, das speziell für Vertriebsmitarbeiter entwickelt wurde. Es bietet eine visuelle Sales-Pipeline im Kanban-Stil, die es ermöglicht, Verkaufsprozesse effizient zu verfolgen und zu steuern. Pipedrive unterstützt Unternehmen dabei, ihre Verkaufsaktivitäten zu organisieren, die Produktivität zu steigern und mehr Deals abzuschließen. Pipedrive hat auf OMR eine Bewertung von 4,2 Sternen, basierend auf 183 Bewertungen.
2.2. Hubspot Sales Hub (4,2 Sterne, OMR Reviews)
HubSpot ist ein führendes amerikanisches Unternehmen im Bereich Inbound-Marketing, Vertrieb und Kundenservice. Der HubSpot Sales Hub ist eine Vertriebssoftware, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Vertriebsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Sie bietet Funktionen wie Sales-Analytics, Berichterstattung, Prognosen und Conversation Intelligence, um Vertriebsaktivitäten zu analysieren und zu verbessern. HubSpot ist komplexer (viele Integrationen) und teurer als Pipedrive und somit richtet es sich vor allem an große Unternehmen. HubSpot hat auf OMR Reviews eine Bewertung von 4,2 Sternen, basierend auf 421 Bewertungen.
2.3. Zoho CRM (4,1 Sterne, OMR Reviews)
Zoho CRM ist eine umfassende CRM-Software aus Indien, die Unternehmen dabei unterstützt, Kundenbeziehungen effektiv zu verwalten. Sie bietet Funktionen wie Vertriebsautomatisierung, Marketingintegration, Kundensupport und Analysen. Mit Zoho CRM können Unternehmen ihre Vertriebsprozesse optimieren, Leads effizient verfolgen und die Kundenbindung stärken. Die Plattform ist flexibel anpassbar und eignet sich für Unternehmen jeder Größe. HubSpot hat auf OMR Reviews eine Bewertung von 4,1 Sternen, basierend auf 62 Bewertungen.
Superchat bietet Integrationen für alle drei CRM-Anbieter an.
3. Terminbuchungssystem
Wenn Sie Termine manuell vereinbaren, dann muss der Kunde zuerst herausfinden, wann Sie zeitlich verfügbar sind. Dies ist für viele (potenzielle) Kunden bereits abschreckend. Im Gegensatz dazu ist die Terminvereinbarung mit Terminbuchungssystemen deutlich einfacher.
Bei Programmen wie Calendly, meetergo und cituro können Kunden Ihre zeitliche Verfügbarkeit einsehen und direkt einen Beratungstermin buchen. Nach der Terminvereinbarung ist es wichtig, den Kunden an den Termin zu erinnern und sich im besten Fall eine kurze Terminbestätigung zu holen, um ein Nichterscheinen zu verhindern. Mit Superchat können Sie diese Nachrichten auch automatisiert auf WhatsApp verschicken.
Superchat bietet Integrationen für Calendly und meetergo, sodass die Kommunikation automatisiert über WhatsApp erfolgen kann.
Mit den vorgestellten Maßnahmen können sie die Anzahl der Beratungsgespräche erhöhen und das Nichterscheinen zu Terminen gleichzeitig reduzieren. Im Folgenden werden drei Terminbuchungssysteme kurz vorgestellt.
3.1. Calendly (4,3 Sterne, Google)
Calendly ist eine amerikanische Online-Plattform zur Terminplanung, die den Prozess der Terminvereinbarung automatisiert und vereinfacht. Nutzer können ihre Verfügbarkeit festlegen und individuelle Buchungslinks erstellen, die sie mit anderen teilen. Empfänger wählen einen passenden Termin aus, der automatisch in den Kalender des Nutzers eingetragen wird. Calendly integriert sich nahtlos in Kalenderdienste wie Google Kalender und Microsoft Outlook und bietet Funktionen wie Erinnerungen, Teamplanung und Anpassungsmöglichkeiten. Calendly hat auf Google Chrome eine Bewertung von 4,3 Sternen, basierend auf 151 Bewertungen.
3.2. meetergo (3,8 Sterne, Google)
Meetergo ist eine Kölner Plattform zur Automatisierung von Terminplanungen, die darauf abzielt, den E-Mail-Austausch zur Terminfindung zu minimieren. Sie ermöglicht die Integration mehrerer Kalender und bietet Funktionen wie digitale Visitenkarten, smarte Workflows und eine eigene verschlüsselte Videoplattform namens meetergo connect. Besonderen Wert legt meetergo auf Datenschutz, indem alle Daten sicher in Deutschland gespeichert werden. Meetergo hat auf Google eine Bewertung von 3,8 Sternen, basierend auf 11 Bewertungen.
3.3. cituro (4,8 Sterne, Google)
Cituro ist ein Augsburger Unternehmen, das eine umfassende Online-Terminbuchungslösung für Unternehmen anbietet. Die Plattform ermöglicht es Kunden, rund um die Uhr Termine online zu buchen, während Unternehmen ihre Terminplanung effizient verwalten können. Zu den Hauptfunktionen gehören ein benutzerfreundlicher Online-Terminkalender, automatische Terminbestätigungen und -erinnerungen sowie die Integration in bestehende Websites und Social-Media-Kanäle. Cituro legt besonderen Wert auf Datenschutz und Sicherheit, indem alle Daten in deutschen, ISO-zertifizierten Rechenzentren gespeichert werden. Meetergo hat auf Google eine Bewertung von 4,8 Sternen, basierend auf 305 Bewertungen.
4. Vertragsmanagement-Software
Verträge sind ein zentraler Bestandteil des Verkaufsprozesses – nicht nur bei Abschluss, sondern auch bei nachgelagerten Vorgängen wie Vertragsänderungen, Verlängerungen oder der Bearbeitung von Unfallberichten und anderen relevanten Dokumenten. Damit digitale Unterschriften rechtlich bindend sind, müssen sie den Anforderungen der europäischen eIDAS-Verordnung entsprechen. Insbesondere qualifizierte elektronische Signaturen (QES) gewährleisten Rechtsgültigkeit und bieten das höchste Maß an Sicherheit und Nachweisbarkeit bei wichtigen Verträgen.
Viele Versicherungen verwenden immer noch PDF-Dokumente, die vom Kunden unterschrieben und als E-Mail-Anhang zurückgeschickt werden. Bei Verträgen per E-Mail kann in Streitfällen jedoch nicht immer zweifelsfrei nachgewiesen werden, dass die Unterschrift tatsächlich vom Kunden stammt. Dieses Risiko kann mit einer Vertragsmanagement-Software umgangen werden.
Vertragsmanagement-Software bietet nicht nur größere Rechtssicherheit, sondern sie bietet auch eine Zeitersparnis für die Versicherungsagenturen und den Endkunden. Der Kunde muss den Vertrag nicht mehr ausdrucken, unterschreiben und einscannen, sondern kann den Vertrag nach einer kurzen Identitätsprüfung auf seinem Smartphone unterschreiben. Und die Versicherungsagentur muss dem Kunden nicht mehr hinterherrennen. Im Folgenden werden drei Software-Programme für Vertragsmanagement kurz vorgestellt.
Die Lead-Qualifizierung kann über WhatsApp automatisiert werden, indem digitale Formulare (z. B. Flixcheck Formulare) mit Superchat automatisiert verschickt werden.
4.1. Flixcheck (4,4 Sterne, Google)
Das Unternehmen Flixcheck aus Essen bietet eine Plattform zur Digitalisierung von Kundenkommunikation an, die es Unternehmen ermöglicht, individuelle, interaktive Formulare per E-Mail, SMS oder Messenger direkt auf die Smartphones ihrer Kunden zu senden. Mit Flixcheck können Unternehmen Dokumente, rechtssichere Unterschriften, Fotos, Bankverbindungen und weitere Informationen effizient und DSGVO-konform von ihren Kunden einholen. Flixcheck hat auf Google eine Bewertung von 4,4 Sternen, basierend auf 20 Bewertungen.
4.2. Skribble (4,4 Sterne, Google)
Skribble ist ein europäischer Anbieter für elektronische Signaturen mit Hauptsitz in Zürich und einem weiteren Standort in Karlsruhe. Skribble bietet eine Plattform, die es ermöglicht, Verträge und Dokumente rechtsgültig elektronisch zu signieren. Dabei werden gesetzlich geregelte Standards wie die qualifizierte elektronische Signatur (QES) unterstützt, die der handschriftlichen Unterschrift vor EU- und Schweizer Gesetz gleichgestellt ist. Skribble hat auf Google eine Bewertung von 4,4 Sternen, basierend auf 28 Bewertungen.
4.3. sproof sign (5 Sterne, Google)
Sproof sign ist eine webbasierte Cloud-Lösung für digitale Signaturprozesse, entwickelt und vertrieben von der österreichischen sproof GmbH. Sproof sign ermöglicht es europäischen Unternehmen, Dokumente sicher, effizient und rechtsgültig digital zu signieren. Die Plattform ist eIDAS- und FDA-konform und gewährleistet, dass alle Daten innerhalb der EU gespeichert werden, ohne Bezug zu den USA. Sproof sign hat auf Google eine Bewertung von 5 Sternen, basierend auf 31 Bewertungen.
Fazit: Software für Versicherungsmakler
Versicherungsagenturen können sich durch die Digitalisierung und Automatisierung ihrer Arbeitsprozesse ganz auf ihr Kerngeschäft, die Beratung, konzentrieren. Der größte Hebel ist dabei die Nutzung einer Kommunikationsplattform, die mit einem Kundenmanagement-System (CRM) integriert ist.
Diese Programme müssen zwar einmalig eingerichtet und regelmäßig gepflegt werden, aber dafür bieten sie eine Zeitersparnis, die sich auf mehrere Stunden pro Tag belaufen kann. Zum Beispiel durch die automatisierte Lead-Bearbeitung, die manuell sehr viel Zeit in Anspruch nimmt.
Digitale Versicherungsagenturen vereinen persönliche Beratung mit digitaler Kommunikation und somit bieten sie ihren Kunden ein Gesamtpaket, das deutlich attraktiver ist als rein digitale Neo-Versicherer.
