Seit Beginn der Corona Pandemie im März 2020 hat sich der private, aber auch berufliche Alltag verändert.
Home Office gehört für viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber seither zum festen Bestandteil des Arbeitslebens.
Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, welche Software Sie nutzen können, um auch remote effektiv im Team arbeiten zu können.
Home Office als Herausforderung
Besonders, wenn Sie Zuhause kein eigenes Büro haben und Ihre Arbeit am Wohnzimmer- oder Küchentisch verrichten müssen, kann es schwierig sein, sich zu konzentrieren.
Da ist die Spülmaschine, die ausgeräumt werden will oder der Fernseher, den man nebenbei laufen lassen könnte.
All das führt zu Ablenkungen, die Sie vermeiden sollten. Am besten ist eine klare Trennung zwischen Arbeit und Freizeit, wenn es in Ihrem Home Office möglich ist.
Auch sollten Sie darauf achten, dass alle Geräte, die Sie von der Arbeit ablenken könnten, nicht griffbereit sind.
Ablenkungsquelle Nummer eins ist das Smartphone.
Mal schnell eine (eigentlich unwichtige) Push-Meldung lesen oder durch die Instagram-Timeline scrollen – all diese Unterbrechungen kosten Sie unnötig Zeit und stören Ihre Konzentration.
Hier helfen am besten sogenannte App Blocker, die für einen von Ihnen zuvor festgelegten Zeitraum den Zugriff auf bestimmte Apps verbieten und so Ihre Produktivität im Home Office steigern.
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Home Office Software für die Teamkommunikation
Trotz dessen, dass Sie Ihre Mitarbeiter vielleicht schon lange nicht mehr persönlich gesehen haben, haben Sie vermutlich mehrmals täglich Kontakt mit Ihnen.
Das funktioniert am besten mit diesen Anwendungen:
Slack
Als einer der Vorreiter in der Teamkommunikation gilt Slack.
Mit der besonders bei Startups beliebten App lässt sich Ihre gesamte interne Kommunikation bündeln.
Hier können Sie einzelne Kanäle für bestimmte Mitarbeiter erstellen und private Chats führen.
Darüber hinaus sind auch Sprach- und Videoanrufe über Slack möglich.
Besonders hervorzuheben ist die intuitive Anwendungsoberfläche und die kostenlose Version für kleine und mittlere Unternehmen.
Microsoft Teams
Ebenfalls momentan besonders beliebt bei Unternehmen ist Microsoft Teams, das ursprünglich für Bildungseinrichtungen konzipiert wurde.
Die App ist Teil des Microsoft Office 365-Pakets, das viele Firmen ohnehin standardmäßig nutzen.
Die App ist in einer kostenlosen Version erhältlich und kann bei der Ersteinrichtung etwas gewöhnungsbedürftig sein.
Doch haben Sie sich erst eingearbeitet, kann Microsoft Teams ebenso leicht bedient werden wie Slack.
Fleep
Wer in der Teamkommunikation besonders großen Wert auf Datenschutz legt, sollte über eine Verwendung von Fleep nachdenken.
Die Server stehen dank des Firmensitzes in Estland in der EU, womit Ihre Daten durch die europäische DSGVO geschützt sind.
Sie können Fleep in einer kostenlosen Version nutzen, die Funktionalitäten sind ähnlich wie bei Slack und Microsoft Teams.
Eine Besonderheit von Fleep: Niemand muss sich zwingend bei der App anmelden. Wer keinen Account hat, bekommt die Nachrichten einfach per Mail.
Home Office Software für das Projektmanagement
Ohne den gewohnten persönlichen Kontakt kann es schwierig sein, den Überblick über Ihre Projekte und die Ihrer Mitarbeiter zu behalten.
Damit auch im Home Office wichtige Aufgaben rechtzeitig erledigt werden, sollten Sie und Ihr Team mit einer Projektmanagement App arbeiten.
Trello
Die wohl am einfachsten zu bedienende Software zum Management einzelner Aufgaben und Projekte ist Trello.
Für kleine und mittlere Unternehmen ist die kostenlose Version der App ausreichend, da die Anzahl der Nutzer nicht begrenzt ist.
Allerdings können pro kostenlosem Account nur zehn sogenannte Boards, also Projekte, erstellt werden.
Die einzelnen Aufgaben werden in Karten organisiert, die per Drag and Drop Funktion verschoben werden können.
Asana
Asana bietet Ihrem Unternehmen etwas mehr Funktionen als Trello und ist daher für komplexere Projekte die bessere Wahl.
Die App gibt es in einer kostenlosen Version, die sich aber eher für kleine Unternehmen eignet, da die Anzahl der Nutzer auf 15 begrenzt ist.
Für Arbeitgeber besonders interessant ist der sogenannte Workloadmanager. Anhand dessen können Gründer nachvollziehen, wie ausgelastet einzelne Mitarbeiter momentan sind und können Aufgaben ausgewogener delegieren.
Wrike
Wenn Sie eine DSGVO-konforme Projektmanagement-App bevorzugen, sollten Sie sich Wrike genauer ansehen.
Die Software kommt zwar aus den USA, doch hat ihren Serverstandort in den Niederlanden in Amsterdam.
Der Umfang der Funktionen von Wrike kann sich sehen lassen: Es gibt diverse Integrationen wie zum Beispiel für Google Drive, sowie Briefing- und Freigabefunktionen.
Diese zahlreichen Features führen aber auch dazu, dass die Einarbeitung recht viel Zeit in Anspruch nimmt.
Cloud-Plattformen für das Home Office
Spätestens seit der Pandemie und dem damit einhergehenden Home Office sind Cloud-Speicher-Lösungen für die meistens Unternehmen essenziell geworden.
Schließlich müssen Ihre Mitarbeiter nun von Zuhause aus auf gespeicherte Unternehmensdateien zugreifen. Und das geht am besten mit einer dieser Apps:
Dropbox
Die wohl bekannteste Plattform, um Daten in der Cloud zu speichern, ist Dropbox.
Die App ist nicht nur im privaten Bereich bekannt, sondern wird auch in vielen Unternehmen eingesetzt.
Die Software ist einfach zu bedienen und daher sehr beliebt.
Mit der kostenlosen Version von Dropbox lassen sich Daten im Umfang von zwei Gigabyte speichern. Zwei Terabyte Speicherplatz gibt es für knapp zehn Euro pro Monat.
Dropbox rühmt sich damit, in der Synchronisation der Daten marktführend zu sein.
Ein Schwachpunkt ist der Server-Standort in den USA: Ihre Daten sind damit nicht durch die DSGVO geschützt.
GoogleDrive
Die meisten Unternehmen arbeiten ohnehin schon jetzt mit Google Docs und Co.
Warum dann nicht auch gleich Google Drive als Cloud-Speicher-Plattform verwenden?
Unter den hier vorgestellten Apps bietet Google Drive seinen Nutzern den meisten Speicherplatz: und zwar 15 Gigabyte.
Google Drive ist sehr einfach zu bedienen und überzeugt insbesondere durch die einfachen Freigabeprozesse einzelner Dateien.
Besonders positiv bewerten Nutzer die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit.
Einziges Manko ist der Server-Standort in den USA, weshalb Sie keine sensiblen Daten in der Cloud von Google speichern sollten.
Tresorit
Eine europäische Alternative zu den amerikanischen Platzhirschen auf dem Cloud- Speicher-Markt ist Tresorit mit Sitz in der Schweiz.
Mit der kostenlosen Version der App können Sie Datenvolumen von bis zu fünf Gigabyte speichern.
500 Gigabyte Speicherplatz erhalten Sie ab rund 8 Euro monatlich.
Da die Daten mit Serverstandort in der Schweiz strengeren Datenschutzrichtlinien als in den USA unterliegen, eignet sich Tresorit besonders gut für Unternehmen mit sensiblen Daten.
Das besondere an Tresorit ist, dass die App als einer der wenigen Cloud-Speicher-Plattformen eine Ende-zu-Ende- Verschlüsselung für Daten anbietet.
Vereinfachen Sie das Management Ihrer Kundenanfragen
Neben den hier vorgestellten Apps, die Ihren Arbeitsalltag im Home Office vereinfachen, können Sie auch über eine Software-Lösung für Ihre Kundenanfragen nachdenken.
Denn auch das Management der Kundennachrichten lässt sich verschlanken, wenn Sie alle Kommunikationskanäle Ihrer Nutzer in einer Software zusammenfassen.
Nutzen Sie dazu am besten Superchat.
In der Plattform können Sie alle Nachrichten Ihrer Kunden, egal, ob diese per Mail, SMS oder WhatsApp eingehen, in einer Software bündeln. So werden Sie und Ihre Mitarbeiter noch effizienter und stellen Ihre Kunden weiterhin zufrieden.
Möchten Sie Superchat nutzen? Haben Sie Fragen zu unserem Produkt? Kontaktieren Sie uns ganz einfach und unverbindlich hier via WhatsApp.
